신입사원을 위한 전화, 이메일 업무 팁

 

 

안녕하세요. 이번 후기는 신입사원들에게 도움이 되면 좋을 내용들을 정리해 보았습니다.

[전화가 걸려왔을 때]

1. 본인의 소속과 직급, 이름을 말하기

본인의 소속과 직급 이름을 밝힘으로써 착신 오류가 없다는 것을 인지시켜주는 것이 필요하다.

ex: 안녕하세요, 국제무역센터 주임 홍길동입니다. 

2. 메모하는 습관

다른 담당자에게 내용을 전달할 경우, 아니면 모르는 내용이 많을 경우 개괄적으로라도 메모하는 습관을 길들이는 것이 좋다. 중요한 내용이 전화를 통해 오고 갈 수 있으므로 전화를 받을 때 메모지와 필기구를 근처에 배치시켜두는 것이 좋다.

[전화가 왔는데 모르는 내용을 물어볼 경우]

1. 섣부른 대답은 NO NO

섣부른 대답을 하는 것보다 자세한 내용을 확인 이후에 전화통화가 가능한 시간을 물어보고 전달하는 것이 좋다. 내가 아는 내용을 넘어선 업무를 질문할 경우 '담당자님한테 확인 후 전달을 한다. '라는 형식으로 말씀을 드리면 좋다.

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[업무 담당 팀원이 자리를 비워서 내가 당겨 받을 경우]

1. 상황 설명

담당자가 자리를 비웠음을 안내하고 통화 가능한 시간대를 물어보는 것이 좋다. 상대 담당자가 소통 수단을 선택하게 하는 경우도 좋다. 전화가 불편하면 카카오톡, 이메일, 다른 SNS 수단을 물어보는 것도 좋다. 전화가 잘 안 될 수도 있고 다른 소통 수단을 더 많이 활용할 수 있기 때문이다.

[첨부파일을 보낼 경우]

1. 확인내용

가. 참조자가 잘 첨부되었는지 확인한다

나. 파일내용과 제목, 그리고 파일 첨부가 잘 되었는지 확인한다

다. 이메일 틀리지 않았는지 확인하기

라. 파일, 메일 제목, 메일 내용 맞춤법 확인하기

 

포스팅 봐주셔서 감사합니다.