비즈니스 매너와 예절

[신입사원의 문서작성, 커뮤니케이션]

우리가 커뮤니케이션을 하기 위해서는 보통 문서로 소통을 하는 경우가 많다. 특히 부서가 세분화 되어 있고 전자문서로 소통하는 방식이 강할 경우문서작성이 어려운 이유는 다음과 같다.

1. 문서 작성 경험이 없다.

문학적 서술형 글쓰기 중심이고 실용적인 글쓰기 능력이 거의 없다. 신입사원의 비즈니스 글쓰기 교육이 필요한 부분이 있다.

2. 관심이 없었다.

회사의 보고서 작성이나 이런 것들에 대해서 크게 관심이 없고 취업을 하다 보니 관심이 생길 수 밖에 없다.

3. 이전의 관습대로만 작성하려고 한다.

 

문서 작성이 쉬워지는 방법 중의 하나는 공식 교육으로 비즈니스 글쓰기를 배우고 평소 관심을 갖고 연습을 하고 관습에서 벗어나 양식을 지키되 창의적인 생각을 할 수 있도록 해야 한다.  수 많은 문서를 위해 공부, 고민, 질책, 피드백이 필요하다. 

 

사내문서 작성시 양식보다 콘텐츠가 더 중요하다. 

반응형

[사내문서 작성 시 유용한 팁은 다음과 같다]

1. 문서 양식에 맞추고 상사의 스타일을 고려한다.

사내문서의 기본은 양식을 준수하고 상사가 좋아하는 스타일을 고려한 도표나 단어를 사용하고 상대를 이해시킬 수 있는 논리와 객관적인 자료 준비하고 

2. 사실과 의견을 명확하게 구분한다.

의견이나 제안사항이 있으면 명확하게 구별해서 작성해야 한다.

3. 사실 중심으로 순차적으로 정리한다.

순차적 정리와 인과관계에 맞는 배열과 전후 관계의 비약됨 없이 결론과 근거 사이의 일관성을 유지해야 한다.

4. 간결하게 작성하고 보고시 구두상으로 보완한다.

주요 사항 위주로 작성하고 보완이 필요한 부분은 말로 표현하는 게 효과적이다.

 

1페이지 보고서는 보고서 검토 시간을 줄일 수 있고 프로젝트에 대해 완벽하게 이해야 되고 완벽하고 간략하게 구술할 수 있게 한다. 목표를 명확하게 해준다. 

 

1. 2~3회 기초자료 읽고 초안 작성 

가. 목차 확인

나. 정독하여 중요 내용 체크 보고서 틀 구상

다. 체크한 중요 내용을 구상한 틀에 맞추어 입력

2. 1차 보고서 작성 : 테마별로 초안 내용을 재구성하며 내용을 축약해 1차 보고서를 작성

3. 목적, 결론 정리후 세부 출처 점검 : 1차 보고서의 목적, 결론 정리, 세부 출처 점검

4. 1페이지 보고서 작성 : 일관성 여부, 핵심메시지가 드러나는지 체크, 오타 및 글꼴 체크

[이메일 커뮤니케이션의 예절]

1. 간결하고 잘 정리되어 있어야 한다. 

2. 목적이 잘 드러남

3. 적절한 톤을 갖춤.

 

쿠션 화법은 요구하는 내용 앞에 부드러운 청유의 언어를 두고 달갑지 않은 사실을 보다 완곡하게 표현하는 것이다.

예를 들면 '바쁘시겠지만' '죄송하지만' 이라는 용어를 사용하는 것도 도움이 된다.

 

중요한 메일을 전송했다면 문자, 전화 등을 남기는 것도 좋다. 이러한 연락은 상대가 기다리게 하지 않을 수 있고 전송 현황을 업데이트를 할 수 있다. 

 

내 메일이 눈에 잘 띄게 하기 위해서는 제목은 일목요연하게 작성해야 한다. 

 

제목 글은 한 줄 이상 넘기지 않도록 해야 한다. [목적] 메일 첨부드립니다. 본론은 짧고 간결한 문장으로 작성하고 내용이 길어질 때는 주요 문구에 강조처리를 해야 하고 정중한 맺음말과 감사 표현을 덧붙이는 부분이 필요하다. 

 

첨부파일 제목은 한눈에 띄게 설정해야 한다. 맞춤법과 가독성, 용어선택, 불필요한 수동표현, 참조한 사람은 적절한지를 파악해야 한다. 

 

이메일의 다양한 기능 사용으로 효율적으로 메일을 관리할 필요성이 있음. 

[SNS 기본 커뮤니케이션의 예절]

SNS는 소통을 위한 연결성을 극대화해주고 실시간 의견과 자료를 주고받을 수 있게 한다. 

 

SNS의 효과는 다음과 같다.

타인과의 네트워크, 인맥관리, 흥미, 개인홍보, 기업홍보, 정보교류 등으로 활용한다. 

 

[SNS를 노출시키고 각인하는 방법]

1. 브랜드 컨셉 키워드를 잡는다

2. 네이밍과 캐치 카피를 잡는다. 

아이디, 계정명, 채널명 등을 통해 노출, 브랜드 가치를 언어적으로 적절히 표현한다. 

3. 캐치 카피 : 순간적으로 각인하게 되는 강인된 문장 

4. 브랜드 컬러와 디자인을 정해야 한다.

 

디지털 리터러시를 갖추려면 디지털 미디어가 전하는 메세지의 비판적 해석이 필요하다. 내용뿐 아니라 과정을 비판적으로 바라봐야 한다. 

 

SNS는 매체와 채널의 다양화 되어 있고 읽기 쓰기 차원의 복잡화 세분화 되어 있다. SNS는 기존 관계강화 및 새로운 관계를 형성한다. 여론을 형성하는 기능이 있고 쉽게 글을 전달하고 피드백을 받을 수 있음. 의도하지 않았던 사람에게까지 빠르게 확산하고 교수자와 학습자의 구분역할이 모호해진다.

 

SNS는 피로감을 느끼게 한다. 타인과의 관계에 있어서 통제력을 상실한다. 폐쇄형 SNS들이 새롭게 부각되어가고 있다.