신입사원, 미팅과 회의 준비하는 방법

[신입사원 첫 미팅에 참여하였다.]

첫 인상을 프로페셔녈하게 보여줄 수 있는 명함이다. 한국에서 명함이 본격적으로 사용된 건 1893년 구미 순방 때 민영익과 유길준이 사용되었던 것이 시초가 되었다. 서양 문화로 인식되어 외교와 정치 인식 분야에서 사용되었다. 현재는 개인이나 기업을 대표하는 축소 광고판 역할을 하고 있다.

 

명함에는 회사명, 성명, 직책, 전화번호, 주소, 이메일 주소 등 기본 정보가 명확하게 표기되어 있는지 확인하고 미팅 참석 인원 수를 고려하여 가지고 간다. 

 

명함은 자신을 소개하고 상대방과의 관계를 시작하는 첫 단계이다. 일어서서 두 손을 사용해서 받는 것이 좋고 상대방이 쉽게 읽을 수 있도록 맞춰서 전달한다. 명함의 옆면을 잡아 내용이 가려지지 않도록 한다.

 

명함 교환시 에티켓은 다음과 같습니다.

1. 하위 직급의 사람이 먼저 윗사람에게 건넨다.

2. 명함 교환 후 악수를 할 때는 한손으로도 충분하다.

3. 명함을 받은 후 바로 주머니에 넣어서는 안된다.

4. 상대방의 얼굴을 보며 명함의 정보를 주의 깊게 확인한다. 

5. 1:1로 명함 교환을 맞춘 경우에는 새로운 참석자가 합류 시 새로운 참석자와도 명함을 교환한다.

6. 명함 교환은 일서서 진행함

7. 둘 이상의 사람이 있는 경우에는 테이블 위에 명함을 정리해두고 대화를 이어나감 (직책이나 이름에 관한 실수를 방지)

8. 상대방의 명함에 메모하는 행위는 절대로 금지한다.  명함을 받았다면 필요 정보는 별도 메모지에 기록을 한다. 

 

명함 없이 미팅에 참석하는 건 미팅 준비가 되지 않은 것처럼 보인다. 명함을 챙기지 못했을 경우에는 정중하게 사과하고 종이에 관련 정보를 기입하는 것이 좋다.  명함케이스는 명함을 깔끔하게 보관할 수 있또록 명함 케이스를 사용하는 것이 좋음. 

[미팅 예절]

1. 미팅 전에는 정보 수집은 필수이고 비전 및 미션, 핵심 사업 분야와 주요 고객, 팀의 주요 업무, 각 팀원의 역할, 팀 구성원에 대한 정보를 사전에 입수한다.

2. 미팅 같은 경우에 전문적이고 정돈된 복장을 입는 것이 좋다. 

3. 미팅 시간은 엄수해야 한다. 

4. 다른 사람의 발언을 존중하며 경청한다.

5. 질문은 사전에 준비해서 간단명료하게 표현한다.

 

비즈니스 매너로 신뢰감을 형성하고 눈을 맞추며 밝게 인사하고 경청하고 명확하게 의견을 전달하는 것이 중요하다. 

 

미팅 전에 smart 기법을 통해서 측정 가능한 목표를 설정하고 미팅의 주제 및 의제를 명확하게 설정을 하는 것이 중요하다.  미팅에 꼭 필요한 사람들을  참가자로 선정하고 각 참석자의 역할과 기대치를 명확하게 설정한다. 참석자들에게 미팅 자료를 사전 공유하는 것도 필요하다. 

미팅 중에는 다음과 같이 진행한다.

1. 처음부터 끝까지 체계적으로 진행

2. 참석자들의 적극적인 참여를 유도한다.

3. 의제에 따른 항목을 차례대로 진행한다.

미팅 후에는 다음과 같다.

1. 회의록 작성 및 공유를 한다.

2. 결정 사항의 실행한다.

3. 결과를 평가한다.  

 

준비한대로 차근차근 진행한다면 미팅은 성공적으로 진행이 될 것이다. 

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[회의 준비 방법]

회의는 여러 사람이 모여 목표를 달성하기 위해 의견을 나누고 결정을 내리는 과정입니다. 정보 공유, 문제 해결, 의사 결정, 팀워크 강화 등 다양한 목적으로 진행이 된다 효과적인 회의를 위해서는 사전 준비가 필수적이다.

1. 정보공유 회의

정보를 효과적으로 공유하는 것을 목적으로 한다. 공유할 정보를 명확하게 정리하고 시각 자료를 활용하여 핵심 내용을 강조하고 중요 데이터는 강조해서 설명한다. 질의응답 시간을 충분히 확보하는 것이 좋다. 

2. 문제 해결 회의

문제를 명확히 정의하고 각 참석자들의 의견을 수렴하여 다양한 해결 방안을 모색하고 장단점을 비교 분석해서 해결 기획을 한다.

3. 의사결정 회의

의사 결정 사항을 명확히 하고 다양한 의견을 수렴하여 최적의 결정을 내리고 결정 내용을 참석자들과 공유하고 후속 조치를 명확하게 한다.

 

회의 일정과 안건을 사전에 공유하는 것이 필요하다. 예기치 않은 회의가 아니라면 최소 일주일 전에 개별적으로 안내해줘야 합니다. 이는 참석자들이 미리 준비할 수 있도록 한다.