신입사원 업무 기본 익히기

[정리력]

신입이 반드시 알아야 되는 부분은 '정리하는 것 자체' 를 익히는 것이 좋다. 새로운 습관을 만들고 기존의 나쁜 습관을 만들어야 된다. 

 

깨끗하고 정돈된 책상에서 직장생활을 편안하게 누릴 수 있는 부분이 있다. 정리력을 기르기 위한 훈련과정은 결코 번거로운 것이 아니다. 말끔한 주변환경은 집중력도 생기고 업무효율성도 생길 것이다. 

 

신입 시절의 업무효율성은 비지느시 역량을 결정짓는 핵심요소이다.  담당 업무 관련 문서를 정확하게 정리해야 한다.

효율적인 문서정리방법은 다음과 같다. 

1. 외부인도 이해할 수 있또록 문서를 한눈에 알아보기 쉽게 정리할 것

2. 개별 문서에 짧은 코멘트를 달아 두면 도움이 됨

3. 중요한 전화번호를 정리하여 넣어둘 것

4. 중요한 이메일의 경우 출력하여 정리해 놓을 것

 

시간관리에 있어서 가장 중요한 건 융통성이다.  약속 장소에 나갈때 출발과 도착시간을 고려하는 것 뿐만이 아니라 길이 막히거나 주차장을 찾는 시간도 있을 것이고 중간에 잠시 휴식을 취할 시간도 있다. 이러한 구체적인 상황을 모두 고려해서 시간관리를 하는 것이 필요하다.

 

효율적으로 책상 주변 및 문서에 대한 정리력을 통해 집중력 및 업무 효율성을 향상시키고 융통성을 통해서 예외적인 상황까지 감안하여 사전에 시간 관리에 반영할 수 있어야 한다. 

 

중요한 정보를 잊어버리거나 복잡한 업무를 부분적으로 완성하고 생각했던 부분을 까먹는 부분이 있다. 메모의 힘은 다음과 같다. 문서화된 기록이 없다면 사태를 파악하거나 규명하기 어려워 뜻하지 않은 위기에 처할 수 있음.

메모의 힘은 다음과 같다.

1. 중요한 사항을 잊게 하지 않는다.

2. 새로운 아이디어를 도출하는 데 도움이 된다. 지난 메모를 꺼내보며 새로운 아이디어가 떠오를 수 있음. 

3. 메모하는 모습은 긍정적 인상을 선임들에게 심어줄 수 있음. 현재 상황과 상대의 이야기에 주의를 집중한다는 것으로 해석될 수 있음.

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[전화통화와 이메일 작성 노하우]

1. 상대방의 통화 가능 여부 확인하기 

: 전화통화를 할 때 상대방이 통화 가능한지 한 번 의사를 묻기

2. 반복 확인 및 바로 메모하기

: 중요한 정보는 반복적으로 확인해서 바로 메모를 하는 것이 중요하다.

3. 자동응답기 정기적으로 확인

4. 전화예절 지키기 

계속해서 연결음을 들려주거나 바로 전화를 끊어버리거나 통화에 집중하지 않고 다른 일을 하거나 어떤 언급도 없이 다른 사람을 바꿔주거나 이름도 말하지 않고 대화를 하는 것이 해당된다. 통화 전 미리 전달 내용 적어두는 것도 좋다.

 

이메일로 전달하는 부분에 대해서 알아보자.

1. 이메일은 표현이나 감정을 전달하지 못해 오해가 발생할 확률이 높다. 

2. 이메일을 쓸 때는 정확한 호칭으로 시작하기 (수신자 이름을 잘 못 적은 메일, 호칭없이 작성한 메일)

3. 읽는 사람 입장에서 작성하기.

4. 간결하고 핵심만 담아서 작성하기

5. 메일 보내기 전의 퇴고하기. 다시 실수한 부분이 없는지 확인하기

6. 급하게 답장하지 않기 : 경거망동하지 말고 왜곡 없이 생각을 전할 수 있는 방법을 심사숙고해야 한다.

 

빠른 전달보다는 올바른 전달을 하는 것이 중요하다.  소통에서 가장 중요한 건 방향과 진정성이다. 방향과 진정성을 고려하지 않은 이메일은 상대방에게 영향력이 없는 기계적 행위에 불과하다. 

 

전화통화를 할 때는 기본적인 인사멘트를 숙지, 중요한 정보는 바로 메모해두고 전화 걸기 전, 전달 내용을 미리 정리해두기 

 

이메일 같은 경우에는 간결하게 핵심 내용을 위주로 작성하고 중요한 메일을 받았을 때에는 즉각 답장을 보내기보다 생각을 왜곡 없이 전할 수 있는 방법을 생각해봐야 한다. 

[조직 공통언어 사용하기]

조직 내 일상적인 관습에 적응하는 것이 다른 사람들에게 동료로 받아들여지는 데 있어 가장 중요한 열쇠가 된다.  왜냐하면 누군가를 동료로 받아들이는 것은 지극히 일상적이고 개인적인 차원의 일이기 때문이다. 일상의 관습으로 질서와 시간 엄수에 관한 인식은 어떠하고 누가, 언제 휴가를 낼지 어떤 방식으로 합의를 하는지, 동료들 간의 호칭은 어떻게 사용하는지, 점심시간에는 누구와 밥을 먹는지, 휴식시간은 언제이며 어떻게 쉬고, 누가 언제 청소를 해야하고 사무실에서 음악을 들어도 되는지, 직원들 사이에 개인적인 이야기를 해도 되는지 카멜레온 같은 빠른 적응력과 조직 내 동일한 언어를 사용하는 것이 중요하다는 점이 있다.

 

신입사원에서 관습을 배우는 것은 적응력을 보여주는 일종의 척도가 된다. 일상생활 및 업무와 밀접하게 연관된 언어적 규칙들은 하루의 거의 모든 시간을 함께 보내는 동료들과 인간관계를 어떻게 맺는지 동료의식을 쌓기 위한 노력 정도를 보여주는 징표가 된다.