행사기획 아르바이트 팁

이번에 말씀드릴 내용은 한국관광공사 관광E배움터에서 오픈되어 있는 강의 내용을 정리해보려고 합니다.

수강을 추천드리는 대상자분들은 다음과 같습니다.

 

- 행사 기획 아르바이트에 종사하고 싶으신 분들

- 행사 기획에 관심이 많으신 분

- 연회 행사 쪽에 종사하고 있으신 분들

 

개인적으로 다양한 행사 아르바이트나 축제 아르바이트에 참여하고 계신 분들은 아래의 내용을 참고하시면 행사의 성격이나 내용을 이해하는 데 도움이 되실 것이라고 생각합니다. 

 

[연회 행사 거래처 분류]

연회서비스는 일정한 장소에서 단체, 고객 등을 대상으로 식음료와 기타 서비스를 제공하는 것이고 최대한 편의를 제공해서 이러한 서비스에 비용을 지불받는 것입니다. 

 

연회서비스를 통해서 식음료 매출에 기여를 할 수 있고 부서간 유기적 협조가 필요하다. 연회판촉은 호텔운영에 중요한 부분이다. 거래처는 상품을 사고 팔거나 돈을 주고 받는 관계에 있는 곳이고 연회 행사 거래처는 연회장, 식음료 비용 및 연회장 임대로를 지불하고 각종 서비스를 대가로 제공받는 곳이다. 

 

잠재고객사도 넓은 의미에서 보면 거래처로 분류될 수 있다. 가족모임, 기업체, 학교단체, 정부기관, 협회 및 조합, 학술단체 등이 있습니다. 

 

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[연회행사 고객 관리]

1. 가족모임

돌잔치, 생일잔치, 약혼식, 결혼식, 회갑연, 칠순연 등

2. 기업체

창립 기념일, 신상품 발표회, 사업 계획 보고회, 워크숍, 협력 업체 간담회 등

3. 학교 단체

동창회, 동문회, 사은회, 학술발표대회, 입학졸업 행사, 현장체험 학습

4. 정부기관

범국민 행사, 외국 귀빈 초청 행사, 정부기관 주최 국제회의 등

5. 협회 및 조합

국제회의 정기총회, 회원사 임직원 대상 세미나, 워크숍 등

6. 학술단체

정기 총회, 비정기 이사회, 분과 회의, 정기 학술 대회, 국제 학술 심포지엄 등 

 

연회행사 유형은 상황적 특성을 이해하는 것이 중요합니다.  주요 경쟁 타 호텔 연회장을 이용하여 연회행사를 개최하는 거래처를 잠재 거래처라고 합니다. 

고객관리 방법은 아래와 같다.

1. 지속적인 연락

고객과의 지속적인 연락을 통해 사소한 것까지 기억하려고 노력

2. 본인의 고객 데이터표 구축

행사에 반영하도록 노력

3. 판매하는 상품과 고객 및 호텔 연관부서와 지속적인 커뮤니케이션 하는 것이 중요하다. 

오프라인 매체와 온라인 매체 고객관리가 다양하다.  예를 들어서 다음과 같다.

감사편지는 행사 개최 후에 사용되는 고객 유지 관리 기법이다. 답례품 역시 행사 개최 후에 사용되는 고객유지 관리기법이고 고객이 받았을 때 부담을 느끼지 않도록 하는 것이 중요합니다. 판촉물은 행사 개최전에 사용되는 고객유지 관리기법이고 사용시기 및 사용 범위가 가장 포괄적이다. 주변 경쟁 업체 등의 판촉물과 비교하여 비용 절감 및 차별화 된 판촉물을 제작할 필요성이 있습니다. 

 

온라인 매체를 통한 고객관리 방법의 특징은 다음과 같다.

- 인터넷 환경에서 수행되는 고객관계의 경영

- 브랜드 로열티를 제고할 수 있음.

- 이메일은 90% 이상 인터넷 사용자가 사용하고 있는 대표적인 의사소통 수단이다 광고 홍보 등에 비해 오프라인에서의 제작비, 광고비 등의 활용보다 훨씬 저렴하다.

- 바이럴 마케팅은 고객이 가까운 친구나 지인 친지 동료들에게 사용하는 제품이나 서비스를 정보를 전달하여 또 다른 사람들에게 전달하여 계속 확산되어 가는 것

 

[연회행사 프로모션 기획]

판매촉진 

- 어떻게 소비자에게 알리고 권유할 것인지에 대해 문제를 다루는 부분 

- 기존의 충성스러운  구매자 태도의 계속 유지 및 재구매 유도 필요

-  새로운 제품을 시장에 위치화 할 때 필요하다.

- 기존 상품의 가격 품질 모양 등에 변화가 있을 때 소비자에게 알리려는 목적

- 잠재 고객, 즉 구매 가능고객에게 자사의 제품을 이용할 수 있는 정보의 기회 부여

- 광고, 인적판매, 홍보촉진행사 등으로 나뉘어지고 있고 어떻게 조합하고 활용하는 것이 가장 효율적인가에 대한 문제

 

가. 목표시장 선정

- 시장 세분화를 통한 시장 분류

- 상품의 특성에 따라 목표 시장 선정

나. 촉진 목표 설정

- 궁극적인 목표는 판매의 증진

- 새로운 상품 제공, 수요 유연화, 상품 차별화

다. 매체와 메시지의 결정

- 고객에게 상품을 알리고 구매유도, 직접적인 촉진활동 필요

- 어떤 내용을 어떻게 알릴 것인가도 중요한 문제

라. 예산 확보

- 예산은 기본적으로 책정

- 타사와의 경쟁 상황변화에 대해서 융통성 있게 책정

마. 촉진 수단 조합

- 제품과 시장 상황 경쟁사 등을 고려하여 가장 큰 효과를 낼 수 있도록 촉진수단 조합

바. 촉진 방안의 평가 및 피드백

- 촉진을 통한 성과 평가하고 미비했던 점을 파악하여 다음 촉진활동에 반영 

 

잠재거래처 파악 

가. 정보파악 : 주변 경쟁호텔, 지역별 주요 호텔, 컨벤션 센터, 연회행사 규모별, 성격별, 개최시기별 추정 매출 등

나. 잠재 거래처 분류 현황 작성 : 작성에 필요한 사전정보, 부서명,  직위 또는 직책, 성명, 구내 전화번호, 휴대폰 번호, 이메일 주소 등

다. 정기적 동향 파악 : 정기 또는 비정기적으로 파악된 동향, 입수된 정보들을 실시간으로 반영하여 수정하고 보완할 필요성이 있음.